我校綜合檔案室從陜西高教系統(tǒng)檔案學會吳連書會長處了解到陜西科技大學與陜西師范大學其檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)步入正軌，成果顯著。2017年11月3日，綜合檔案室主任楊昌俊老師帶領(lǐng)專職檔案員馬迎彌、楊曉彤前往陜西科技大學、陜西師范大學檔案館交流學習，本次交流主要就“檔案數(shù)字化建設(shè)”進行了深入調(diào)研。
調(diào)研第一站到陜西科技大學。檔案館綜合檔案室主任王娟接待了我們，雙方在會議室進行了座談，王老師首先向我們介紹了他們檔案館概況及檔案數(shù)字化建設(shè)進程。她說：“我們檔案館數(shù)字化建設(shè)從2011年開始，采取外包的方式，每年通過招標確定外包公司，目前仍在繼續(xù)進行中”。座談中，雙方就檔案數(shù)字化范圍、內(nèi)容、新增檔案數(shù)字化方式、具體操作流程等問題進行了深入探討;我們了解到其學生錄取名冊、成績單、學籍卡等檔案在系統(tǒng)信息著錄方面非常詳細，將每位學生姓名、學號等關(guān)鍵信息錄入軟件系統(tǒng)，并掛接數(shù)字檔案后，在檢索利用方面可直接在系統(tǒng)中檢索關(guān)鍵信息，便能調(diào)出數(shù)字檔案，保護了檔案實體，實現(xiàn)了檔案利用的最大便利化。隨后，王老師帶我們前往其數(shù)字化加工室，外包公司工作人員對我們進行了現(xiàn)場答疑。之后，我們參觀了檔案庫房，對各類檔案實體的分類保管、編號進行了實地考察;檔案館崔老師還向我們實地演示了其檔案軟件管理系統(tǒng)。臨走，王主任將其“檔案規(guī)章制度匯編”贈予我們。陜西科技大學檔案數(shù)字化整個流程的規(guī)范與細致給我們留下了深刻的印象。
下午，一行人來到陜西師范大學檔案館，副館長問憲莉、辦公室秘書韓春霞接待了我們。問館長向我們詳細介紹了其檔案數(shù)字化工作的開展情況，包括檔案數(shù)字化的前期準備、技術(shù)指標、招標情況，以及檔案數(shù)字化過程中需要注意的問題等。座談中，我們詳細咨詢了其檔案數(shù)字化的信息著錄及數(shù)字檔案系統(tǒng)掛接的方式及流程，了解到師大也是采取外包方式開展數(shù)字化工作。隨后，我們前往檔案數(shù)字化工作室，數(shù)字化外包公司工作人員演示了檔案數(shù)字化的工作整個流程，并解答了相關(guān)具體技術(shù)問題。最后，我們參觀了其綜合檔案庫與文化墻，并合影留念。
本次調(diào)研，我們開闊了眼界、獲益匪淺。結(jié)合我校檔案數(shù)字化開展狀況，我們認識到我校該項工作還處在初步掃描階段，整個數(shù)字化流程還需進一步完善，在數(shù)字檔案圖像處理、信息著錄、數(shù)字檔案格式轉(zhuǎn)換與掛接方面需不斷加強。接下來，我們將整理出詳細的數(shù)字化調(diào)研報告，制定出具體的數(shù)字化開展流程與改進措施，不斷完善，使我校檔案數(shù)字化建設(shè)更上一層樓。
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