12月6日上午9時，我院2018年度檔案檢查工作小組蒞臨教師發(fā)展中心、系(部)發(fā)展中心師資發(fā)展部檢查檔案工作。檢查成員是我院綜合檔案室楊昌俊、馬迎彌老師,院辦蘇菁菁老師、品牌辦葉穎老師，本次工作由朱姣老師具體負(fù)責(zé)匯報。
部門檔案歸檔工作對我院教學(xué)管理工作有著重要的作用和意義。11月份，教師發(fā)展中心、系(部)發(fā)展中心師資發(fā)展部按照綜合檔案室的要求及時開展了檔案自查、自評及整理工作，且根據(jù)檔案檢查時間安排提前準(zhǔn)備“2018年教師發(fā)展中心系部發(fā)展中心師資發(fā)展部檔案檢查目錄”以備檢查。
本次檢查，教師發(fā)展中心、系(部)發(fā)展中心師資發(fā)展部主要從以下三個方面進(jìn)行匯報：一是領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作已成為部門不可或缺的工作。本年度根據(jù)檔案室的要求，部門領(lǐng)導(dǎo)多次在學(xué)習(xí)會議上強調(diào)檔案工作的重要性，不斷提高部門人員的檔案留存意識，把檔案工作納入了議事日程，并對檔案工作進(jìn)行總結(jié)和部署，確保檔案整理工作順利進(jìn)行。此舉為實現(xiàn)檔案資料的統(tǒng)一保管奠定了基礎(chǔ)，使得檔案整體工作有了較大的進(jìn)步。二是檔案資料基本規(guī)范，檔案安全得到有效落實。本部門按照綜合檔案室要求，申請專門檔案柜，目前已有10個，并做到專柜專用。在平常工作中，將整理好的檔案資料按學(xué)院相關(guān)要求及時歸檔，保證檔案資料整齊有序的存放，并處于安全、整潔的狀態(tài)。在存檔前，由兼職檔案員逐一核對每份資料，確保檔案資料格式規(guī)范、內(nèi)容完整。三是按規(guī)定時間整理本年度已產(chǎn)生的資料，確保資料無遺留、無丟失。自接到學(xué)院檔案檢查通知，教師發(fā)展中心、系(部)發(fā)展中心師資發(fā)展部積極準(zhǔn)備相關(guān)工作，確保檢查工作順利進(jìn)行。本次受檢資料主要包含以下七大類：2017—2018年度專職教師優(yōu)秀教案、2018年度專職教師參加校外培訓(xùn)資料、2018年度專職教師校外獲獎相關(guān)資料、西北大學(xué)現(xiàn)代學(xué)院第九屆青年教師授課大賽相關(guān)資料、西北大學(xué)現(xiàn)代學(xué)院首屆教師課堂教學(xué)創(chuàng)新大賽相關(guān)資料、本年度教師發(fā)展中心處理的陜西省教育廳紅頭文件及部門年度會議記錄本等資料。
介紹完畢，綜合檔案室老師逐一檢查全部資料，并對我部門工作提出了以下意見和建議：其一，教師發(fā)展中心、系(部)發(fā)展中心師資發(fā)展部的資料非常重要，在檔案收集過程中應(yīng)確保資料完整留存;其二，因部門需歸檔資料較多，應(yīng)提前領(lǐng)取檔案盒著手準(zhǔn)備明年歸檔事宜，做好前期準(zhǔn)備工作，減少后期工作量。最后還強調(diào)，下年度起學(xué)院檔案資料將實現(xiàn)數(shù)字化管理，并逐漸規(guī)范，就要求兼職檔案員在收集資料的過程中注意文件格式調(diào)整，確保最終的歸檔資料均為不可更改的PDF格式。
通過此次檔案檢查，我部門不僅發(fā)現(xiàn)了檔案管理中存在的問題和不足，同時也向我院綜合檔案室的老師學(xué)習(xí)了很多檔案管理辦法。在今后的工作中，我們將繼續(xù)加強學(xué)習(xí)，爭取把檔案工作做的更好，部門全體人員也將緊密配合確保檔案工作保質(zhì)保量完成。
教師發(fā)展中心、系(部)發(fā)展中心師資發(fā)展部 朱姣
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